BASYS-guiden · Alla roller
Frågor, uppgifter och påminnelser i BASYS
När en fråga behöver någon annans bedömning ska det vara tydligt vad som förväntas och när svaret behövs. BASYS samlar arbetsmiljöärenden, uppgifter och återkoppling. Frågan kan börja direkt eller utgå från en risk, ett möte eller ett underlag som behöver utvecklas.
Rikta frågan och följ återkopplingen
Formulera nästa uppgift
Beskriv frågan med ursprung, mottagare och när svar eller åtgärd behövs.
Rikta och avisera
BASYS förmedlar uppgiften och samlar den med underlaget som mottagaren ska använda.
Granska återkopplingen
Ansvarig tar ställning till svaret eller föreslagen hantering och fördelar nästa steg vid behov.
Följ tidsfrist och resultat
Använd öppna uppgifter och påminnelser och dokumentera hur frågan tas om hand.
Ett ärende håller ihop fråga och fortsatt arbete
Användaren beskriver vad som behöver göras, vem frågan gäller och aktuell tidsfrist. Den inloggade rollen är avsändare. BASYS håller frågan kopplad till ursprunget, exempelvis en riskbedömning eller en punkt i ett protokoll. Det gör det möjligt för mottagaren att förstå vilket sammanhang bedömningen gäller.
Ärendet samlar svar och fortsatt hantering. En projektör kan få en fråga om ett mått, en entreprenör om en metod eller byggherren om ett resursbehov. När svaret kommer kan ansvarig granska det och bedöma om nästa uppgift är en komplettering, en åtgärd eller ett beslut.
Mottagaren får en avisering om en ny uppgift eller ett uppdrag med förväntan och tidsfrist. Meddelandets länk leder till rätt uppgift. Ansvariga kan följa öppna uppgifter och skicka påminnelser, och automatiska påminnelser stödjer uppföljningen när en uppgift väntar på genomförande.
Avvikelser och avstegsfrågor behöver rätt beslut
När ett planerat arbetssätt behöver ändras kan organisationen dokumentera en avvikelse eller avstegsfråga. Beskriv berörd regel eller instruktion, orsaken och föreslagen hantering. Det klargör vem som behöver ta ställning och vilket underlag personen behöver.
Ansvariga utreder alternativ och fattar beslut inom regelverkets och utrustningens förutsättningar. BASYS håller beslut och återkoppling samman med frågan. Om förändringen berör risker, arbetsberedningar eller samordning går uppgiften vidare till rätt roll för granskning.
Uppföljningen behöver skilja meddelandet från arbetsresultatet. Den kan visa att en fråga har skickats, att ett svar har kommit och vilken fortsatt hantering som återstår. Det hjälper samordnaren att rikta påminnelsen rätt och föra en verklig beslutsfråga vidare när projektet behöver ett besked.
Kunskap för uppgiften
BASYS bygger på erfarenhet och metodik från BAMS – Byggarbetsmiljöspecialisterna. Hos BAMS finns fördjupande kunskap om regler och praktiskt byggarbetsmiljöarbete.
För projektörens arbete och samordning finns Praktisk vägledning för projektörer.